Política de Privacidade

Versão de 27 de outubro de 2026

Esta página explica quais dados a Secretaria Zap trata, para quê, com quem compartilha, por quanto tempo guarda e como você exerce seus direitos, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei 13.709/2018).

1. Quem somos e como falar com a gente

A Secretaria Zap é uma plataforma para barbearias, salões e profissionais autônomos. Ela tem uma secretária de IA, a Olivia, que atende os clientes do estabelecimento pelo WhatsApp, e um painel com agenda, conversas e uma assistente de IA. Para qualquer assunto de privacidade, inclusive para falar com o encarregado pelo tratamento de dados, escreva para [email protected].

2. Papéis

Cada estabelecimento decide como atende os próprios clientes e quais dados cadastra: em relação aos dados dos clientes, o estabelecimento é o controlador, e a Secretaria Zap trata esses dados em nome dele, como operadora. Em relação aos dados de quem cria uma conta no painel, a Secretaria Zap é a controladora.

3. Dados que tratamos

Conta

E-mail e senha. O login é feito pelo Supabase Auth, e a senha não fica guardada nas tabelas do aplicativo. O cadastro pede a confirmação do e-mail e registra a versão destes termos e desta política que você aceitou, com a data. O serviço de login registra dados técnicos de acesso, como endereço IP e navegador, para segurança.

Estabelecimento e equipe

Nome do estabelecimento, endereço (quando informado), dias e horários de atendimento, serviços, preços e durações. De cada pessoa da equipe: nome e cargo e, quando informados, e-mail e celular de contato, que só o dono, os administradores e a própria pessoa veem.

Clientes do estabelecimento

Número do WhatsApp e nome. Quando um cliente escreve, o cadastro é criado (se ainda não existir) com o nome do perfil dele no WhatsApp. Hoje, cada mensagem nova atualiza o nome com o do perfil, mesmo que o cliente tenha sido cadastrado à mão ou importado.
Clientes cadastrados à mão ou importados de uma planilha. O conteúdo da planilha vai para o servidor, que lê nome e telefone de cada linha; o arquivo não é guardado.
Agendamentos: serviço, data, horário, profissional, situação, observações sobre o serviço (o que o cliente descreveu, como “igual à foto, franja curta”) e, quando o atendimento é para outra pessoa, o nome de quem será atendido.
O histórico de agendamentos do cliente é usado para sugerir o dia e o horário de costume quando ele volta a marcar o mesmo serviço.

Conversas do WhatsApp

Guardamos o texto: mensagens dos clientes, respostas da Olivia, respostas enviadas pelo painel e mensagens que o estabelecimento manda pelo próprio WhatsApp. Guardamos também a situação de entrega de cada mensagem.
Áudios dos clientes são baixados uma vez, transcritos (OpenAI) e descartados: guardamos só o texto da transcrição, que aparece na conversa do painel. O áudio não é guardado pela Secretaria Zap nem registrado em log.
Fotos, vídeos e outros arquivos não são baixados nem guardados: fica só o registro de que o cliente mandou uma foto e a legenda, se houver. O arquivo continua no WhatsApp do estabelecimento. Quando o estabelecimento manda um arquivo pelo próprio celular, fica só o registro “[Atendimento humano]”.
Mensagens de grupos são ignoradas.
Quando o cliente pede para falar com uma pessoa, guardamos o pedido e o motivo que ele informou, para o estabelecimento ver no painel.

Assistente de IA do painel

O histórico da conversa com a assistente fica só na aba do navegador e é apagado ao tocar em “Sair”. O servidor não guarda esse histórico, só a contagem diária de uso.
Os áudios gravados na assistente são enviados uma vez para transcrição (OpenAI) e não são guardados pela Secretaria Zap nem registrados em log. O texto transcrito volta para a caixa de mensagem, para você conferir antes de enviar.

Registros de operações

Para não repetir uma ação confirmada duas vezes, guardamos recibos das alterações feitas pelo painel ou pela assistente. O recibo de um agendamento feito à mão inclui o nome e o telefone do cliente. Também guardamos um histórico das alterações feitas em cada estabelecimento (quem mudou, o quê e quando), que o dono e os administradores veem em Logs.

Cookies e armazenamento no navegador

Usamos só os cookies do login, que mantêm você conectado. Não usamos cookies de publicidade, ferramentas de análise de audiência nem rastreadores. O painel guarda na aba do navegador o histórico da assistente e a identificação de operações em andamento.

4. Para que usamos os dados e com que base legal

Atender os clientes do estabelecimento pelo WhatsApp, manter a agenda e mostrar agenda, conversas e assistente no painel, conforme o cargo de cada pessoa: execução do contrato com o estabelecimento (LGPD, art. 7º, V) e, para os dados dos clientes, as instruções do estabelecimento, que é o controlador.
Proteger o acesso, evitar abusos e aplicar os limites de uso: legítimo interesse (art. 7º, IX) e segurança.
Guardar o registro do aceite destes termos: cumprimento de obrigação legal e defesa em processos (art. 7º, II e VI).

Não vendemos dados e não usamos os dados para publicidade.

5. Com quem compartilhamos

Supabase: banco de dados e login.
OpenAI: gera as respostas da Olivia e da assistente e transcreve os áudios dos clientes e da assistente. Recebe as mensagens recentes da conversa, o nome do cliente e dados do estabelecimento (nome, endereço, serviços, preços e profissionais). Na assistente, recebe também os resultados das consultas que ela faz (agenda, clientes, equipe e serviços), que podem incluir nomes, telefones e e-mails. O telefone do cliente não é incluído no texto enviado para gerar as respostas da Olivia.
UAZAPI: envia e recebe as mensagens do WhatsApp (número, nome do perfil e texto).
WhatsApp: as conversas passam pelo próprio WhatsApp, que tem regras e política de privacidade próprias.
Hospedagem e rede: o servidor do aplicativo e do processamento das mensagens (DigitalOcean) e a rede que protege o acesso ao site (Cloudflare).

Esses fornecedores tratam os dados só para prestar o serviço à Secretaria Zap. Também podemos compartilhar dados quando a lei ou uma ordem judicial exigir.

6. Transferência internacional

Parte desses fornecedores trata dados fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos (banco de dados, servidor e OpenAI). A transferência é feita para prestar o serviço contratado e com fornecedores que adotam medidas de segurança e proteção de dados compatíveis com a LGPD (art. 33).

7. Por quanto tempo guardamos

Os dados ficam guardados enquanto a conta e o estabelecimento existirem. O histórico da assistente fica só na aba do navegador, e os áudios não são guardados. Quando a conta é encerrada, apagamos os dados ou os tornamos anônimos, menos o que a lei manda guardar (como registros de acesso e o registro do aceite) ou o que for necessário para defender direitos, pelo prazo que a lei permitir. Ainda não há, no painel, exclusão de conta, exclusão de cliente nem exportação de dados: peça por [email protected].

8. Seus direitos

A LGPD (art. 18) garante, entre outros, os direitos de confirmar se seus dados são tratados, acessar, corrigir, pedir anonimização, bloqueio ou eliminação, pedir a portabilidade, saber com quem os dados são compartilhados e revogar o consentimento, quando ele for a base do tratamento. Para exercer esses direitos, escreva para [email protected]. Se você é cliente de um estabelecimento, também pode falar diretamente com ele, que decide sobre os seus dados. Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

9. Segurança

O acesso é conferido no banco de dados pelo cargo de cada pessoa (dono, administrador ou profissional), e cada estabelecimento só vê os próprios dados. As conexões são cifradas. Nenhum sistema é totalmente seguro: em caso de incidente que possa trazer risco ou dano relevante, avisamos os afetados e a ANPD, como manda a lei.

10. Crianças e adolescentes

O painel é feito para estabelecimentos e seus profissionais, e a conta só pode ser criada por maiores de 18 anos. Um agendamento pode trazer o nome de outra pessoa que será atendida, inclusive uma criança: o estabelecimento só deve cadastrar esse dado com a autorização do responsável.

11. Mudanças nesta política

Esta política pode mudar. A versão em vigor fica nesta página, com a data no topo. Veja também os Termos de Uso.